Я в похожей роли, тоже веду бронирования для коллег, и спасло то, что часть задач по оплате перевел на сервис OplataZabugor. Сейчас просто оформляю бронь на Booking, выбираю вариант с оплатой картой и скидываю им ссылку, а они уже платят своей зарубежной картой, при этом все подтверждения и чеки приходят на наш рабочий e mail. Перед первым использованием уточнил у оператора комиссию и внутренний курс, чтобы сразу согласовать с руководителем и не ловить сюрпризы в бюджете. Подробно про сам процесс и нюансы есть на их странице оплата отелей на Booking из России кстати https://oplatazabugor.ru/kak-oplatit-booking-iz-rossii там по шагам все расписано. Плюс удобно, что они не просят логин и пароль от аккаунта, только данные по брони, так что с безопасностью спокойнее. В итоге я трачу меньше времени на переписку с банками, а больше на организацию самих поездок, и руководству важнее результат, чем то, какой именно картой все было оплачено.